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协调业务的各种需求是一个挑战，无论对大型还是小型组织都是如此。无论你是在寻求改进流程还是实现预期目标，确保企业中的每个人都拥有他们所需的最佳功能，都会占用宝贵的时间和资源，阻碍更多战略项目和人才发展的机会。
通过数字采购系统授权团队拥有自己的采购流程，在保持员工独立性的同时提高了效率。通过确保组织中的每个人都有他们需要的物品，而不会让采购团队被购买请求淹没，以改善业务功能并帮助实现目标的方式平衡了操作需求。
采购团队需要通过实施数字化变革的内部流程，同时仍然要简化流程，以确保更广泛的组织的资源和财务状况。其中一种方法是通过在线采购，它提供了不可忽视的实质性好处。以下是一些关于如何使用集中采购功能来改善您的业务的技巧。
1.更好的尾部支出管理
尾支出采购，如办公用品和IT设备，可以迅速增加，并通过重复和耗时的采购阻碍采购团队的生产力。对于拥有多个供应商的广泛基础的组织，对于采购部门来说，跟上这些采购的花费和地点可能是一个挑战。如果不加控制，采购团队可能会浪费大量时间来定位这些采购，这些采购通常是为了方便而以更高的价格购买的，并且需要时间来寻找更好的交易。
但重要的是，员工在为自己的部门做出采购决定时感到被信任。他们想按需要购买物资，而不是每一步都要求采购部门批准。例如，教师最了解哪些用品适合他们的班级，但采购团队同样需要知道员工正在为组织实现最大价值。
这可以通过在网上购买所有尾部支出项目来解决，通过一个中央透明和高效的程序。奥利维亚·罗琳，蝴蝶贴片托儿所小组的创始人，就是这么做的。以前，她公司的采购模式是使用多个供应商，花费高达2万英镑来满足每个设施的需求。然而，通过转向在线采购方法，每个苗圃的成本降低了60%。
这种在线转换是帮助她的团队节省计划和管理时间的关键因素。经理们可以在他们的订单被中央决策者批准和处理之前，轻松地将他们需要的东西添加到在线购物篮中。这一过程的便利性使她的团队能够将更多的注意力放在其他组织目标上，奥利维亚现在将数字采购视为有用的帮助，这使她在未来三年内启动300个托儿所。
2.高效的价格比较合规购买
由严格的总体政策管理的组织会发现在线采购尤其重要，因为它在采购时提供了最好的价值。斯蒂芬森多学院信托基金(MAT)的首席运营官罗布·欧文斯(Rob Owens)受政府要求的指导，根据MAT规则，采购的价格和质量需要在三个不同的供应商之间进行比较。欧文斯回忆起他的财务团队有时会下数百个订单，他发现寻找和检查不同供应商的过程相当繁琐。
通过在线采购，Rob的团队可以轻松快速地比较供应商的价格和质量，满足信托的采购规则，节省大量的时间和资源。他们不仅能够获得比以前更便宜的价格，而且在采购上投入的时间也大大减少了，使采购团队有更多的时间来探索有趣的新项目。MAT工作人员对减少繁琐的文书工作感到满意和兴奋，并利用这段时间专注于开发MAT为学生提供的新方法。
这种向在线采购的转变为教学人员带来了积极的间接好处，因为教师花在采购上的时间越少，他们就越能专注于自己的核心职能。此外，教师的任何节省都可以在预算中留下更多的假期，使他们能够为他们的部门购买更多的东西，从而为学生提供丰富的优质资源。对大量供应商进行比较的能力创造了一个竞争激烈的市场，这对任何组织来说都是一个巨大的优势。事实上，商业客户报告了94%的竞争性选择平价，这可以降低高达70%的价格。
团队可以通过亚马逊业务这样他们就可以作为免税组织申请退还增值税。Rob称这是一个“巨大的优势”，并补充说，在其他地方很难找到有效和高效的合规水平。
3.分散采购流程
通过正确的功能，允许cpo和采购官员在时间和成本节省与更广泛团队的需求之间进行平衡，在线采购提供了许多明显的好处。对于组织中更广泛的部分来说，拥有购买力通常是可行的，因此他们可以订购单独的项目，而不是每次需要购买打印纸或一盒笔时都向采购团队提出请求。这对于采购团队来说具有明显的节省时间的优势，但它可能很快变得复杂且难以跟踪。
英国莱斯特大学(University of Leicester)有4000名员工，其中100多人拥有购物卡。由于缺乏数字化采购系统，再加上负责采购工作的人员数量相对较多，采购小组难以跟踪整个机构的支出情况。
Anthony Midgley是该大学的类别经理和采购系统主管，他发现现代化的企业采购流程使支出立即可见是非常有用的。Midgley能够实时地看到系统下了什么订单，这样就不需要在月底追踪记录了。他可以更明智地利用自己的时间，这意味着他可以确保大学的采购职能尽可能顺利地运行。
分散式采购的另一个优点是CPO能够在网上商店设立每个办事处和分支机构，并具有自己的名称和账单地址。由于所有订单都定义了相同的发票号和付款条件，因此可以快速轻松地整合费用，从而提高采购效率。事实上，企业客户已经确定，与手工采购流程相比，在线采购平均可以节省13%的成本。
上述改进的准确性和粒度，该功能有助于提供更好的控制和可见性，为cpo提供可靠的尾部支出和相关费用的概述，而无需对每一次办公用品的采购进行微观管理。cpo将获得丰富的新数据，使他们能够提出合理的建议，并向内部利益相关者展示价值。与此同时，负责采购的员工可以自由地购买他们需要的物品，在采购部门和更广泛的组织之间展示信任并建立牢固的工作关系。
在线采购有助于解决组织面临的挑战
虽然向数字化转型的回报显然是巨大的，但变革仍然存在障碍——最大的障碍是预算管理，以及在组织紧迫性与新技术的引入之间取得平衡。毋庸置疑，在线采购在解决这些挑战方面发挥着至关重要的作用——为员工、财务和客户等业务的各个方面提供间接和直接的利益。
数字化采购为cpo提供了战略优势，为他们提供了所需的所有信息，帮助他们在确保持续增长和竞争优势的同时，确保他们的采购流程经得起未来的考验。对于蝴蝶贴片托儿所，莱斯特大学和斯蒂芬森MAT，数字采购流程在帮助采购推动这些组织向前发展方面发挥了重要作用。
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