Sergii Dovgalenko
花重要的是运行一系列的采访要和高级采购专业人士帮助从业者从任何行业或部门更好地了解在采煤工作面同行的共同经验。我们的目标是分享最佳实践经验的经历过程,技术或人事变动,他们乐于传授知识,帮助加速更高效,现代采购操作任何组织。
我们最近有机会说话的CPO乌克兰的铁路网络,JSC(股份公司)乌克兰铁路(УкрзалізницяUkrzaliznytsia)。
你怎么找到合适的采购技术和供应商为贵公司吗?花重要的新5步“采购技术买家指南”可以帮助——入门文档,检查表模板和其他技巧。
JSC乌克兰铁路是现任国有企业铁路客运和货运交通在乌克兰,并控制绝大多数铁路运输。
原来俄罗斯帝国铁路、苏联铁路和近来乌克兰铁路、组织改变了通过政府机构和国有企业的合并成一个公共股份公司属于国家所有。现在最大的一个组织在欧洲的网络规模,拥有轨道长度总和超过23000公里,和世界上最大的之一的员工人数(243000)。
Sergii Dovgalenko是一位有经验的采购战略和转换执行;他也是一个许可的导师和作者——他最近的一本书是“技术采购手册:实用指南数字购买。”Prior to being CPO of JSC Ukrainian Railways he was head of procurement for Etihad Airways in the UAE, where he headed up indirect procurement and P2P operations.
采购业务转型是复杂的
Sergii现在负责的战略转变传统的采购和供应管理国家铁路的采购花费超过12亿美元。有120人在集中采购,但函数包含有超过1000人在其许多附属机构和地区铁路公司(他们是负责车辆、基础设施、新建设、质量标准或项目工作),10000年到15000年每年招标与超过7000个供应商管理——足以说它是一个巨大的操作。
“公司正在经历一场巨大的业务转型成为一个有利可图的,现代的和透明的组织,这将有助于推动乌克兰经济,”他告诉我们。“端到端转换是完全支持的行政管理和监督董事会和政府代表组成的独立的国际-我的工作是采购计划的一部分。”
他必须监督新战略的制定和实施,目标操作模型基于4功能垂直(战略与转型、规划与控制、类别管理和采购)。他负责的设计公司治理框架,加强报告、分析、沟通和SRM,和建立一个新的中心组织36个实体。
有趣的JSC乌克兰铁路是遗产已经发布了超过车辆、铁路,与很多现代西欧组织还拥有并管理着数十亿美元的价值的土地和建筑物作为医院、疗养院和住所的人在铁路工作。
“有趣的”,Sergii解释道,“是,我们发现自己在部分业务你通常不会期望采购。例如,我们不得不购买天然气不仅对我们的生产目的,但对于所有的加热房子连接到我们的天然气分销网络,这同样适用于水和能量,我们的社会责任照顾许多全国员工为我们工作,包括他们的福利和娱乐设施。”
这不仅是一个极其复杂的采购环境,但责任支持社会价值在其真实的意义。“我们所做的一切都是一个困难的社会和商业价值,“Sergii告诉我们。一个概念,许多西方的公司和政府最近开始拥抱。
招标、合同和奖项——透明度的重要性
集中采购管理的一个下属公司,作为中央购买组织和high-spend合同——这里的主人战略类别采购和转移到地区的分支机构。这样大概30%的投标,但覆盖了大约80%的消费,而区域子公司运行大约花费的20%,但70%的投标和合同。
我们很好奇在采购的规则。乌克兰必须效仿OJEU指南吗?
“我们有自己的OJEU等效”Sergii说。“公共采购法律下,Prozorro成立于2016年,是我们的公共采购平台和最近更新进一步的同步与欧盟的指导方针。法律有些严格但绝对我们所做的一切,特别是在采购活动,在Prozorro代表必须是透明的。它集所有采购的基本规则:年度采购计划,S2C工作流、合同和供应商的数据。我们喜欢认为Prozorro公共采购过程的逻辑和肌肉。”
这种程度的透明度是一个大的改变,Sergii近年来目睹了。“Prozorro S2C活动的是一个强大的解决方案,”他说,“多年来它已经发展成为一个生态系统,而不是一个平台,积累了商业智能的公司和供应商可以使用在自己的开发插件,提取和反馈数据到系统中。还在反腐能力行为不同公司之间建立联系,招标可以标记任何公司有相同的所有者。这个生态系统与多个政府数据存储库,所以任何人都可以找到信息,承包商和他们的受益者,他们温柔的历史、法律和税务纠纷,支付,等等。腐败风险指标也自动,国家审计人员可以根据系统生成的警报开始展开调查。”
透明国际还支持系统,并开发了自己的商业智能模型,坐落在Prozorro,接收、清理和分析所有的数据。它允许采购发布这些数据在企业网站,任何人都可以清楚地看到采购活动,就像他们有多少合同,与谁,投标是什么,他们有多少供应商,他们的细节,奖成功率等采购活动的一个完整的概述。用户甚至可以下载报告他们感兴趣的数据。
“我们是最透明的欧洲国家之一的采购数据可用性,“Sergii说。
关键我收入# 1 -系统必须相互交谈
我们问Sergii经验从数字转换项目。虽然JSC乌克兰铁路是在早期阶段的旅程,他从天在阿提哈德航空举了一个例子。
“我们有一些非常可观的项目正在进行中,”他说,“国家阿联酋航空公司完全改组重新采购。我们交换了我们的整个ERP系统,介绍了一个完全数字化S2P套件。在2016年到2019年,当我们在我们的数字转换的活跃阶段,我们面临的最大挑战之一是S2P系统的完整性。我们发现即使你整个电子采购套件从一个供应商来源,解决方案的完整性不是给定的。”
“采购模块没有集成与合同管理模块和P2P的部分需要您在两个系统工作。所以你不能假设的不同元素套件将一起工作,相互交谈。这是一个巨大的努力开始采购项目然后意识到你必须手动输入所有数据到CLM系统——这是适得其反。所以我的建议是彻底检查工作流流程的不同元素之间的联系!我灌输到我的同事,无论你是否购买套件或最好的品种,从一个供应商或几个,总是记住S2P周期的完整性,仅仅因为一套可能是高档的一些元素,这并不意味着什么,如果他们不与其他的过程。缺乏数据流从一个程序到另一个会导致各种各样的问题进一步的和涉及到采购数据和严重的低效率使用明智的决定。”
关键学习# 2- - - - - -最佳实践可以简单地意味着遵循的基本规则
这么多的学习曲线实现端到端的S2P系统,我们也渴望问Sergii关于他的经历的项目顺利,和任何观察他可以分享。
“我们最近完成的项目之一,”他说,“最终入围CIPS奖”。
JSC乌克兰铁路的燃料分类管理方法取得了决赛位置CIPS“最佳公共采购项目。”
铁路在柴油的主要类别的费用是:它是中国最高的单一消费者,花费最高,最高的投标人的数量。2019年,目睹了56个招标周期,创造了巨大的燃料采购工作;61%的投标被推迟由于主张和请求(其中许多有害的阻碍竞争或推迟开始排序);每一个成功的索赔导致改变招标文件或合同,因此限制文档的一致性。
他们最终与供应商资格期间只发生一次框架协议;声称只被允许在资格阶段;加速过程中招标承包统一文档;和source-to-contract周期被减少到只有五天。
所以他们是如何管理的?
“当我到达公司,花在柴油约4亿美元的公共广播是分布在三个或四个供应商,但效率储蓄只是没有你所期望的方式从大量的支出。反过来看,我们应用正常的采购基本规则很简单。
“首先我们去了市场,开辟了交流。我们非常清楚地规定“不卡特尔协议。我们将这一类的业务和灌输公平竞争。我们提出需求之前向市场释放温柔所以需要每个人都能理解他们,给他们一个机会来提高任何问题或提供任何建议来优化招标过程,我们调整投标实施符合市场预期。我们跑招标公开和透明,直到我们最终与12个主要交易商签订了框架协议。
柴油”这个框架假设任何后续订单会快速拍卖12,和他们可以自由地参与。其结果是,他们现在都参与,我们已经运行超过20轮的拍卖。现在我们把每周需求招标,这是一个机会对于每一个参与者的机会得到公平的业务份额。他们决定当他们想出价更高,例如,这可能是当他们有一个完整的油轮的燃料立即可用,因此比其他人更好地报价,可能计划进口燃料。
“我们现在有公式定价基于大宗商品市场指标(普氏);我们有竞争加剧;我们有明确的和透明的流程;我们调整规则与市场合作是可行的,因为它给了你新的想法和创新的市场。”
最终的结果是,连续14个月(在写作时间)采购一直在购买远低于市场水平,节省了约3000万美元,超过储蓄目标,增加每个招标投标人从3 - 4到8 - 12,减少供应商的利润率高达400%,现在最好的客户之一的燃料产业。“供应商理解如何处理我们Sergii说,“他们想与我们做生意,这是一个巨大的成功为政府组织。”
“对我来说,”他说,“这是见证,你不需要做任何幻想实现伟大的结果。您可以应用的基本活动,任何采购专业应该做的事情,而且还获得巨大的储蓄和效率。”
花问题谢谢Sergii Dovgalenko和贡献的JSC乌克兰铁路坦率地对我们正在进行的CPO咨询系列。
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