自动的三方匹配消除了订单到发票对账的挑战

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由于每月收到大量的发票，发票对账对大多数应付账款(AP)组织来说是一项具有挑战性的工作。尽管是B2B事务中的一个关键功能，但将采购订单(PO)与发票匹配的手工工作通常是冗长、费力的，而且很容易出错和延迟。这种双向匹配过程虽然效率很低，但允许金融机构在付款之前验证发票是真实的。

三方匹配涉及第三步，将PO和各自的发票交叉引用到发货收据。发货收据的添加进一步帮助AP组织比较购买的数量，发票和收到的数量，并根除假发票。据美国农业部的一份报告显示，未经授权的交易可能使一家公司损失约5%的年收入注册欺诈审查员协会．虽然这一过程有助于减少欺诈发票未被发现的机会，但传统三方匹配的主要组成部分依赖于人工完成订单收据，并及时将其提交给AP进行对账。

成熟的公司越来越多地通过B2B连接商务解决方案利用数据转换来简化和加速三方匹配。当订单自动化、发票自动化和提前发货通知相结合时，企业可以访问干净的、同步的数据，从而消除订单到发票对账过程中令人头疼的问题。这些公司不太依赖手工流程，也不希望有人完成订单接收，而是利用阈值和自动系统检查来捕获异常，同时及时触发支付流程。

手工流程在三方匹配中带来了挑战

为了完成三方匹配，需要交叉引用PO、发票和货物收据，以确认所有文档中的订单数据的一致性。过去，这些文件以pdf格式通过电子邮件发送，或以其他非自动化方式提交，然后美联社团队必须一行一行地手动审阅，然后将信息重新输入相应的系统，最终批准向供应商付款。

这个过程不仅缓慢而费力，而且误差也很大。如果员工没有正确输入信息或缺少一项数据，发票将被拒绝，AP必须开始搜索不符点以解决付款问题。

例如，如果一个PO上有三个行项目，而对应的发票显示了四个行项目(来自PO的三个行项目加上运费的第四个行项目)，那么由于两个文档之间的不一致，发票将被拒绝。其他可能破坏三方匹配过程的情况包括:物品、数量或价格数据输入错误或未提交货物收据。当发生这样的错误时，对账和支付处理都可能出现严重的延迟。

现在考虑一下这个过程在成百上千个事务中的影响。除了紧张的贸易关系，在最糟糕的情况下，还会出现来自供应商的信贷冻结或逾期付款罚款，这让美联社非常头疼。

利用互联商务实现三方匹配自动化

互联商务解决了三方匹配的挑战。数据转换确保跨所有三个文档的元数据(地址、从账单到信息、定价、行项目等)是干净的，并且是同步的，从而简化匹配过程。如果在买方设置的允许异常之外发现了任何差异，连接的商业解决方案将自动标记文档，并在文档到达买方系统之前将其发送回供应商．通过更快地发现错误和差异，纠纷可以在几秒钟内解决，而不是几周或几个月，如果，如果的例子,PDF文档被放在电子邮件收件箱里，否则美联社不得不搜索错误。

此外，将提前发货通知(asn)与订单自动化和发票自动化相结合的公司可以绕过货物收据的需要。这是特别有益的，因为它加快了在无法获得货物收据的情况下的对账过程。在需要良好收据的情况下，可以利用包含完整订单和跟踪细节的asn来帮助加强订单已收到的事实，并允许覆盖批准。

更快更容易的三方匹配消除了信贷持有或罚款费用的可能性，并改善了与战略供应商的关系。在某些情况下，更强的贸易伙伴关系可以促进更好的条款和价格。

期待一个自动化的未来

随着企业越来越倾向于数字化，对连接商务解决方案的投资将呈指数级增长，这些解决方案简化了B2B交易的关键方面，并使其自动化，包括三方匹配。公司将优先考虑提高运营效率的解决方案，这样买家就可以减少发票处理时间，腾出资源专注于业务的其他关键方面。

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