“伟大的AP自动化革命”正在进行中——不要站在历史的错误一边

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过去自动化应付账款(AP)的努力只是折中方案。因此，AP团队很难通过使用过时的、不连接的系统来保持公司支出的领先地位。难怪会计和财务专业人士会对那些在实施和培训上耗费大量时间，然后又无法实现价值的解决方案持怀疑态度。但是一场革命终于开始了——一场利用现代产品设计的力量来创建一个全面的解决方案，它超越了基本的AP，包括所有的非工资支出。

被称为消费管理这些系统中最好的可以充分利用新技术，并且可以随着公司的发展而扩展。这些技术包括深度集成、访问多个支付轨道、实时异步通信、协作环境和机器学习实现。

那些在这场革命中袖手旁观的人将继续被埋在容易出错的手工工作和耗时的流程中，无法扮演他们训练有素、自己想象的更高价值、更有战略意义的角色。那些加入的人将经历整个组织的转型。

一个涉及公司几乎所有人的多步骤过程

花公司的钱是一个复杂的动作，随着企业的发展变得越来越困难。这并不是说它的任何单个部分都是挑战——员工可以刷卡，经理可以批准费用，部门主管可以提出采购订单，会计经理可以预订交易，AP经理可以处理向供应商的付款——但所有这些单独的操作必须同步，数据必须从一个步骤流向下一个步骤。此外，随着交易量爆炸式增长，公司部门和法人实体成倍增加，增长的复杂性也随之增加。当大多数企业进入中端市场和早期企业阶段时，采购过程是混乱的，部分是手工的，耗时，涉及多种软件工具，并包含不可接受的风险。

过去系统的不足

会计师们长期以来一直在使用部分软件解决方案——在不同方向铺设5英里和25英里长的轨道，长度为100英里。这些部分需要手工将它们与员工、供应商、客户和总账连接起来。没有什么比AP更能体现这一点了，在AP中，大量用于费用管理、公司卡程序和账单支付服务的孤立系统与通信软件和漂亮的单一用途跟踪系统相结合，以管理复杂的操作。由此产生的过程使得企业对其成功的基本要求——安全、有效和高效地配置资本——几乎没有可见性和控制力。

新技术的突破

目前的系统受到它们所基于的技术的限制，这一点很明显新技术为开支管理开辟了道路．云计算的出现导致了对协作的重新想象，api的兴起允许跨平台集成。协作和连通性意味着每个人都在同一个系统中工作，该系统与组织中的其他系统同步。举个简单的例子:

通过HRIS集成，新员工会自动被分配到支出管理系统中。员工可以登录并从他们用来创建支付方法(虚拟卡)的同一系统请求购买。同样的系统保护和文档批准，对交易进行分类，进行支付，并将其同步到总账。所有事情都发生在一个地方，无论您是员工、预算所有者、会计经理还是供应商—协作。该系统(根据需要)连接到其他系统:您的银行账户、Slack、电子邮件、HRIS、旅行软件、FP&A系统，并最终连接到您的GL连接。

在此之上还有其他创新。机器学习可以自动对交易进行分类，并从电子邮件通信中提取重要的交易和供应商数据。OCR技术可以自动从发票中获取详细信息，以节省时间并减少错误。当然，移动技术意味着员工可以把整个系统带到路上，而公司的很多支出都发生在路上。

相信革命能够创造一个更美好的世界

合并所有非工资支出有几个好处:员工有一个一致的流程，它可以方便地实时访问支出报告，它生成所有支出的完整审计跟踪，它提供了一个单一的指挥和控制中心来执行国内和国际支付并优化支付方式。

除了整合的好处之外，现代支出管理还自动化了许多通常手工完成的流程。自动化支出管理的一些例子如下:

• 与公司费用政策相关的审批工作流程
• 当怀疑重复或欺诈支出时发出警报
• 预订分类
• 摊销计划的创建
• 同步到GL
• 员工离开时收卡
• 收到合规

这些对手工或部分手工流程的改进，只是现代支出管理提供的效率的一部分，这些流程会产生错误，并可能拖慢公司的发展速度。

应付账款既复杂又对公司的成功至关重要。支出管理创造的世界具有以下特点:

• 更好的可见性和控制
• 手工任务的显著减少
• 实时报告公司、部门和子公司层面的所有非工资支出
• 更快乐的员工和健康的消费文化
• 更快的结束
• 降低了风险
• 一个顺畅、可控的资本配置过程

越来越多的人加入这场革命，推翻一个无效制度的暴政，代之以一个有效的新制度——支出管理。在此之后，会计专业人士可以要求自己作为公司成功的战略合作伙伴的合法地位——毫无疑问，他们更适合这种命运。