Daniel Saraste是Medius的产品战略和创新高级副总裁。(个人照片)
几十年来，商业界一直在讨论采购和财务必须如何更紧密地合作，以及这样做的好处，比如改进决策，更好的需求规划，更好地了解供应商状况，以及更快、更高效的工作流程。这是因为他们都涉及业务的所有领域;他们都能看到所有地区和业务部门;他们都关注每一项支出的投资回报率。所以他们是相互的信息共享“在哪里”、“谁”和“什么时候”花费的综合可见性对整个组织都是有益的。
几十年来，技术和数字转型的发展使两者更加紧密地联系在一起，而2020年的事件是这一需求背后真正的关键时刻，并加速了其紧迫性。
最近，我们不仅讨论了采购/财务合作的“为什么”，还讨论了“如何”与解决方案提供商进行采购/财务合作，该解决方案提供商在两个阵营中都站稳了脚跟。中指是基于云的支出管理领域的领先参与者，但在应付账款领域拥有强大的传统。
大流行如何加速了加强关系的紧迫性
Medius在最近进行的一些市场研究中发现，30%的组织在采购和财务之间的协作不佳，新冠肺乐动体育下载链接炎大流行迫使他们在不得不远程工作的情况下更紧密地工作。因此，这加速了对技术的迫切需求，以支持实现无人员流程的努力。
尽管自大流行以来，支出问题已经看到AP解决方案的增加，但仍有许多公司没有电子流程，特别是在发票领域。注册应付帐款专业人员协会(ACAPP)显示，仅在英国，只有5%的企业使用完全自动化的应付账款方法，而近五分之一(19%)的企业根本没有自动化。
由于许多人仍在远程工作，这一趋势似乎将持续相当长一段时间，如果不是通过无缝的自动化流程，您如何确保这部分业务得到管理?
我们采访了Daniel Saraste，他是公司产品战略和创新的高级副总裁中指，他告诉我们:
“采购和财务加强合作的呼吁是基于几个需求，其中最重要的是更好地了解供应商和现金流管理，包括您自己的和关键供应商的供应商，以及流程顺利运行的需求。这些都不是新的需求。我们已经谈论它们20年了，但它们在组织的优先事项列表上一直排在第三位。突然之间，就技术投资而言，这些需求就排在了首位，主要是因为供应商支付流程已经成为业务关键。”
坊间传言…
“整个疫情期间，”他说，“我们看到越来越多的公司来找我们寻求帮助。我们讨论过办公室里成堆的纸质发票;员工必须乘坐地铁或公共汽车才能进入办公室扫描和处理文件;由此导致的对供应商的延迟付款，以及在他们比以往任何时候都需要及时付款的时候所造成的后果。”
“我们业务的性质意味着我们能够跟踪客户如何发送和接收发票，这意味着我们可以洞察到收到的纸面金额。因此，我们在疫情早期就采取了积极主动的措施，写信给我们的客户群和潜在客户，利用这个机会与他们的供应商讨论，由于疫情，如果他们继续使用纸质发票，他们可能无法获得付款。这与销售无关，而是要做好准备，从个人角度思考什么是可以实现的，什么是不可以实现的。我们告诉他们，现在是改变内部流程、思考如何与供应商互动的最佳时机。”
采购的适用范围现金流和供应商细分
保持自己企业的现金流，同时努力保持供应商的现金流，这是一个供应商细分的问题。这就是采购真正能带来价值的地方。丹尼尔说:“我们关注的是两种不同的技能和流程。他说:“这两项行动已经在进行，但没有以应有的协调方式进行。鉴于大多数公司都在某种程度上受到了疫情的影响，董事会需要并要求首席财务官更频繁地提供最新情况。首席财务官们几乎必须不断地展示他们如何更长时间地持有现金，以改善现金流——这是一项艰巨的工作。”
没有太多方法可以做到这一点。他们可以延迟向供应商付款，这可能会改善现金流，但让采购部门处理供应商的后果，供应链和生产过程的后续问题。他们可以施加更长的付款期限，但这可能会使供应商关系紧张，而采购部门必须重建这种关系。他们可以抓住每一个可能的付款折扣来改善自己的地位，但采购又一次被留下来重新谈判已经提高的价格来补偿。当然，如果幸运的话，他们可以通过提前注入现金来帮助供应商改善现金流。
无论你怎么看，它都需要首席财务官不一定具备的洞察力。
“问题是财务部门通常不与采购部门合作，”丹尼尔说。“这种情况需要更多地发生，因为采购是如何划分供应商的答案。首席财务官需要知道:我可以延迟付款给谁;我绝对不能延迟付款，因为他们可能会破产;每个供应商为我们做了多少;它们为我们做了什么?哪些是关键的，哪些最需要我们的帮助?如果不结合所有这些知识，金融业就无法开始计划改善其现金流战略和战术。”
因此，通过拥有一个共同的系统和更多的交互，采购不仅可以交互解决异常情况，比如发票与订单不匹配或单价与数量不匹配，而且可以增加其他部门没有的洞察力，从而为两个部门提供更好的现金策略。
您需要易于使用和快速实现
从购买到支付，世界正在走向数字化。我们知道欧洲已经在公共采购中引入了电子发票的指令，英国也已经立法，我们已经看到Peppol被引入NHS。私营部门也有很多动力去做同样的事情。
但现在，对于白手起家的私营企业来说，迫切需要迅速采取行动。一些采用手动或部分手动/部分旧系统的公司发现，从采购订单开始，流程就中断了。因此，实现速度和易用性是至关重要的。
丹尼尔说:“如果大流行来袭时你没有一个适当的系统，那么你就会承受后果，你就会成为火车上那个去办公室整理发票的人。您组织中的人员很可能比以往任何时候都更了解按时向供应商付款的重要性，了解当前现金流状况的必要性以及报告它的能力。如果你不能理解你在所有尚未支付的发票方面的立场，那是没有任何价值的。首席财务官需要这样的前景，如果没有一个适当的系统，没有一个让懂行的人参与的流程，那么这份工作就会非常困难。对支付自动化的需求是一种趋势，早在大流行之前就已经形成，是关于敏捷性和应对变化能力的更大议程的一部分。弹性现在已经显现出来，而这只能通过自动化和经济效率来实现。”
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