在许多大型企业中，分别采购和应付账款工作仍然很大。实际上，我们可以问，他们真的真的互相“说话”吗？这也适用于其他业务部门。为什么不涉及采购，供应商，合同和风险管理的所有事物都不超越采购和其他业务领域？传统上，我们在一家非常封闭的商店里工作，但不必那样。当然，如果它不在孤岛中运行，它可能会使整个组织受益。
支出管理专家副总裁产品营销副总裁Shannon KrepsMedius，并购买了20年的资深人士，回想起一旦她向当时的组织中的一个充满商业实体的房间讲话时，所有美联社都坐在房间的一侧，采购另一侧，等等。她说：“这让我感到震惊。
“采购非常专注于设置问题并获得合适的价格，很容易忘记财务方面，法律或其他部门。但是我们确实应该考虑围绕采购和购买的整体或整体过程。不仅仅是AP，所有操作互相交谈很重要。”
在2019年Medius，具有强大的基于云的AP自动化解决方案，获得了蜡数字，以其采购和电子服务专业知识而闻名。每个组织的结合优势意味着Medius现在可以很好地解决这一差距。香农认为采购可以在三个关键领域中进行桥梁和共享信息以使P2P业务整体运作：供应商管理，采购和基础风险管理。
让业务部门参与供应商信息管理和入职
她说：“我们看到供应商管理由三个层组成，”供应商信息管理（包括风险评估），供应商入职（从注册到帐户维护）和正在进行的供应商关系管理（确保一切都在工作并能够跟踪那）。”
“当我们谈论弥合采购与业务方面之间的差距时，我们可能会假设采购具有有关供应商的所有知识，应对此负责。但是，它具有设置流程，模板和策略的能力，可以使知识转移到真正的采购优势。没错，您不希望组织中的任何人只接听新的供应商。他们可能不会选择具有长期有效性的人，或者可能没有研究自己的财务状况，或者检查是否在国际欺诈登记册上。但是什么采购能够DO是为企业遵循的过程设置了过程，以便他们可以参与提出正确的问题，审查回答并帮助确保正确管理风险的过程。”
“ Medius平台从一开始就管理供应商信息：它可以确保您可以正确地分层供应商，它将带您通过正确的询问（这是高价值的低价值供应商，还是专家供应商，或者确实如此）它来自我应该关注的区域吗？）您可以为供应商创建更深入的调查表。You wouldn’t expect procurement to know and vet all of those answers, but you can route the responses around the organization according to expertise, so I might have someone in Legal look at T&Cs, or someone in CSR look at how they handle child labor and so on. So we can be very intricate in the way we vet new suppliers right upfront in our platform, and involve the businesses.”
与正在进行的供应商关系管理分享负载
One of the platform’s core strengths is its proprietary iPaaS (Integration Platform as a Service) offering, Medius Connect, which facilitates integration with support systems, giving it a unique ability to integrate with specialized external applications (like marketplaces, other supplier networks, tax engines, or intelligence providers) and internal ones (like ERP, eProcurement, AP or IMS) to strengthen the sourcing and purchasing processes.
Shannon说：“一旦供应商启动并运行，您可能需要在内部运行不同类型的问卷，以了解其表现方式，并将业务参与其中。”“对于主观问题，例如它们会及时回到您，还是友好地与您一起工作，您可以将答案集成到采购或ERP系统中，然后查看更量化的数据，例如进行POS匹配properly, do they have invoices that regularly go on hold, do they deliver on time, what’s the quality like? All inputs are a valuable source of information and all can be used to create a viewpoint of your supplier — and that information can be accessed and used by the business units.”
“我曾在供应商表格繁琐且难以使用和维护的公司工作。但是，对基于角色的批准进行用户友好的经验，这意味着您有能力传播责任。This is a very appealing proposition: it’s so much easier for suppliers to update their information, without the risks of email or spreadsheets, and it’s a real strength for the business that everything starts and ends in the platform – even the traffic of system messages (delivery, receipt and response) is all transparent and accounted for.”
但是，不要以一种方式看待这种关系也很重要。“我们需要问我们的供应商是否很高兴与我们开展业务，他们对这种关系感到满意吗，我们需要做些什么才能改善这种关系吗？因为当您在供应量低时进入位置时，正如我们今年所看到的那样，我们希望与我们的主要供应商保持牢固快乐的关系。想到买家处于权力的位置是错误的，因为有时我们可能会成为风险。供应商需要保证。他们需要知道自己将获得报酬，可以轻松访问诸如发票状态之类的信息，以便他们可以有不同的方式查看PO或响应和协作。我们需要能够满足这些需求，这也是Medius平台可以提供帮助的地方。”
整个客户关系的单一视图
“我们所有的模块都可以互相交谈，并且我们正在创建一个全球环境。这将意味着供应商在集成支出管理门户网站中查看其详细信息，更新其发票状态的一个地方。
“由于所有信息都可以流过系统并允许业务部门互相交谈，因此用户将能够通过管理和采购供应商的同一系统付款。我们没有来回来回批准的发票，而是创建了一个整个付款平台，以允许支票和电子付款，转移，外汇和动态折扣在一个地方发生。这确实将打破采购和AP之间的障碍，以带来连续性，可见性和端到端的性能。
“This is a crucial aspect of supplier management: you can spend a lot of time setting up your supplier relationships and putting contracts in place, but at the end of the day if you don’t actually pay your suppliers on time, because you can’t get invoices and POs to match for example, you are going to harm those relationships you’ve worked so hard to put in place. This is not the time to risk that. A robust AP automation function that allows you to easily receive, approve and pay invoices will keep your supply chain going. And to enhance that relationship scenario, we are working on a multiple Medius customer view for suppliers, so they can manage all their relationships in one connected environment: an end-to-end source-to-pay process inclusive of AP automation.”
采购 - 战略当务之急
当然，无论这种关系多么牢固，它都是维持多种供应源的关键战略采购练习。香农解释说，这是您真正可以将覆盖范围扩展到组织的其他部分并弥合信息差距的地方。
“如果我们想开展一个新的采购活动，我们希望涉及业务范围，因为一些供应商审查可能涉及特定的请求，或者可能需要本地知识。采购可以管理整个过程，并了解不同类型的事件需要做的事情，但仍然可以轻松地将批准推向业务。
“我们的一些客户，因为该过程的设置很好，所以允许企业运行采购活动。因此，他们无需每次进行采购，而是可以访问采购平台。如果他们想要新的供应源，或者想与当地的某人一起工作，他们可以举办活动，但要采购最终标志。供应商的答复进来，可以自动化评分，他们可以访问标准条款和条件，合同详细信息，因此企业受到控制。采购正在授权他们快速，合规工作，而不会妨碍他们。企业可以进行更多活动，有能力节省更多的钱并降低风险。如果第一个供应商失败，他们可以设置辅助来源，可以很快采取行动。”
采购是关键的，因为当今大多数人仍在通过电子表格进行此操作 - 很麻烦，有版本控制，信息存储的问题，没有证明是商定的。没有用于交易的日期邮票。其中很多在电子邮件交流和电话中丢失了。“Our sourcing platform,” says Shannon, “can be set up very quickly, involves little training, can be done on a tablet, and doesn’t require integration into your back office system — you can set up a simple sourcing environment in days.”
Medius的人是买家，他们已经建立了该系统，供买家保持整个业务的联系。
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