Pixabay
讨论了发票不符合的问题范希尔滕的钨网络在第一部分"不遵守I2P的代价——碎片化的格局，我们现在将注意力转向首席财务官和合规官，甚至首席执行官和首席财务官，应该优先考虑什么。
他说:“虽然情况并非总是如此，但大多数大公司都会有一个税务团队，因为企业要接受大量的审查，确保企业合规的压力很大。”“但任何经济体的支柱——中小企业会发生什么?”
“大多数有授权的政府都提供了一个门户网站，你可以手动连接，输入你的发票。因此，尽管技术不是很优雅，但它是可用的——但在中小企业的现实世界中，没有人愿意或有资源将发票输入政府门户。这不是他们核心工作的一部分。此外，这些门户很少设计为易于使用。对于发送大量发票的公司，政府通常提供一种工具，使用api或其他技术将财务系统直接连接到政府平台，如果你有一个可靠的税务和IT团队，他们知道他们需要做什么，即将发生什么，并可以计划，这是很好的。
“对于那些内部没有能力做到这一点或为此做计划的公司来说，这几乎肯定会影响他们的运营和it预算。即使他们已经合理化了他们的供应商基础，或将他们的采购流程数字化，授权仍然是破坏性的和昂贵的。您如何以规定的文件格式向政府提交信息，以及您如何从政府接收信息，这些都需要由项目管理。你可能需要回顾一些你已经计划好的项目。
“因此，遵守命令可能是一件相当痛苦的事情，特别是对于可能没有适当的IT能力来遵守命令的小公司来说。”
业务连续性遵从性
当然，如果你不遵守，就会受到惩罚。这些不仅仅是以罚款或费用的形式。如果你没有或不能遵守电子发票的要求，你就不能向买家发送发票以获得付款，在某种程度上，你的现金流就会中断。
“如果你只是在一个国家和当地的公司做生意，”范·希尔滕解释说，“那么你可能能够做到这一点，但如果你是一个在多个国家和地区做生意的组织的领导者，这就需要真正的规划。您需要考虑一个更持续的解决方案，因为合规要求将继续实施，而且它们有变得更复杂和期限更短的趋势。
“如果你计划全部在内部完成，你需要调整你的ERP系统以连接到政府门户网站。技术是可用的，一个好的IT部门可以使用政府api来做到这一点。但问题不是你是否想自己做，而是你应该自己做吗?对于中小企业来说，这个问题更切题——你自己能负担得起吗?”
这两个问题的答案都是否定的!
为什么你不应该采取内部方法
“这是一个极其复杂的练习，”范·希尔滕警告说。“而且很贵。如果你自己做这件事，抛开所有要求，了解各种任务和制度的复杂性，并预见未来的变化，政府将继续更新和修改立法，遵守的义务将变得越来越严格，你必须准备好做出越来越多的改变。更不用说花费的时间和资源了。
“因此，最好的建议是把你能做的事情外包给第三方，他们专门从事发票等交易文件的自动化，可以代表你迅速与政府联系。合规不仅仅是创建合规的发票，你想要提高效率，因为政府的命令本身并没有推动供应链中的任何数字化或自动化任何流程，他们所做的只是给政府它需要的东西。
“如果你与第三方合作，最好找一个不只是遵守规定的第三方。一个工具箱中拥有所有正确工具的专家将丰富和增加您的发票价值，并改善发票数据，因此您作为买方可以运行更有效的P2P或AP流程，作为供应商可以放心，您将按时获得付款。
“同样重要的是，与能给你透明度的人合作。政府已经在这个过程中增加了一个全新的审批和审查层:你需要能够看到你的发票在流程中的哪个位置，是否被批准，是否需要重新提交——而且要迅速完成。否则你的现金流就有风险。”
总结不合规成本
所以，用专家的话来总结发票合规:确保你不会措手不及;确保它在你的税务团队的雷达上，计划它，如果你是一个较小的公司，甚至不要尝试自己做这件事——不要陷入兔子洞，做一次，然后必须继续做很长一段时间。
不合规的最轻微的后果就是你会被税务机关记帐，他们可能会更频繁地对你进行审计，这可能代价高昂，而且具有破坏性。审计不是一件容易的事情;它们迫使您释放资源并占用正常业务操作的时间。
“一旦你在他们的坏账上——你就会在那里呆上一段时间，”他说。
此外还有罚金，罚金数额可能相当大，而这是在审查力度加大的基础上产生的。
“最坏的情况是刑事损害，”范·希尔滕建议道。它会影响你的声誉、你的公众形象、你的客户和供应商。在一些国家，不遵守规定被视为逃税，可能被视为联邦犯罪。当然，并不是所有的不遵守都是故意的，但法律往往是模糊的，人们很容易犯错误。
“但不管不合规的代价是什么，”他说，“它总是会扰乱你的业务。你最好第一次就把事情做好。”
在第3部分中，我们将了解第三方电子发票专家如何提供帮助。
讨论: