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鉴于过去一年发生的所有颠覆性事件，企业必须重新审视自己的运营方式，后台运营的瓶颈已经成熟，可以进行数字化转型，使企业更加灵活和有弹性。
供应链运营团队错误地思考采购技术的关键瓶颈之一是认为间接的AP自动化解决方案也可以解决直接发票。
在直接采购中购买的东西的性质更加详细，因此您的解决方案需要考虑到这一点。间接支出发票需要匹配应付的总金额，但直接支出发票需要采购订单号、零件号、收到的数量、计量单位和定价的行级匹配。由于发票可以包含多个采购订单的部件，直接支出的AP自动化需要更加复杂。
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如果您的公司使用间接的AP自动化解决方案，它将处理用品和服务的采购，如清洁人员或it帮助，非常好，因为发票是直接的，一旦纸质发票被数字化，就可以很容易地由计算机检查。数字化纸质发票对于促进自动化是必要的，但这只是处理和支付直接支出发票的许多步骤中的第一步。
当您的公司依赖于从数百家供应商采购原材料时，在这些材料订购后，价格、日期和收据经常会发生变化。处理这些变化需要一种更强大的技术，可以解析和匹配发票与采购订单和收据数据。在将发票与适当的采购订单和收据数据匹配之后，解决方案然后需要协调发票每一行的价格、日期和数量。
一般来说，直接采购的材料更容易在订单的整个生命周期中发生变化，这就是为什么您需要行级匹配。如果没有细粒度的线级匹配，高达40%的直接支出发票将无法自动匹配，手动处理需要更长的时间，并增加向供应商支付过高或过低费用的可能性。
让我们仔细看看阻碍公司发展的问题，以及数字化转型可以提供帮助的方式。
为什么行级匹配如此困难?
直接制造的几个特定因素使发票过程复杂化。
采购订单从ERP发送后，买方和供应商经常需要更改交货日期、数量和价格等内容。但是，即使这些变化落在一个固定的百分比的差异，有一个很好的机会，最终的订单将不符合供应商发送的发票。
间接解决方案将POs上看到的总额与发票上的总额相匹配。由于间接项目的订单很少变化，这种方法适用于间接支出。但是，由于直接支出发票可能包含来自多个POs的行，而且供应商以交错的时间间隔发货，直接发票上的总成本很少能排列得足够好，以至于计算机或人工流程无法进行基本匹配。
更复杂的是，来自供应商或买方的更改订单可能会使直接发票与最终商定的PO更难协调。由于40%到60%的采购订单在发出后和收到货物之前发生了变化，因此发票很有可能与最终的相应PO不符。
直接支出AP今天是如何处理的?
今天处理直接发票的AP专业人员知道行级对账需要注意细节。这就是准确的标准。
但要做到这一点并不容易。供应商以pdf、电子邮件、Word文档、电子表格等形式发送发票，有些供应商仍在使用纸张。这种多样性产生了大量的手工工作来处理，并且有很多出错的机会。
许多公司无法证明需要多少员工来搬运纸张和手动核对发票是合理的，因为这些任务都可以自动化。自动化也使人们可以自由地完成战略任务，如与供应商合作，寻找创新供应商或探索新的节省机会。
自动化如何提供帮助?
直接支出发票的关键障碍是无法超越基本要素。所有AP自动化解决方案都可以从发票中提取数据，但并不是所有解决方案都可以将它们解析到行级别，以解压缩零件号并查找不匹配的价格、收据和度量单位。
自动支付流程的系统——能够读取并匹配到行级别——应该能够自动批准95%的直接支出发票。这包括用OCR(光学字符识别)将它们数字化，然后根据订单和货物收据评估它们，以发现和协调我们上面提到的所有问题和变化。AP员工可以专注于解决剩下的5%的例外情况。
烤架和壁炉制造商拿破仑产品公司(Napoleon Products)正在寻求改善其ERP系统，该公司表示，AP自动化有助于简化其业务。
“我们减少了95%的供应商发票差异——主要是在定价方面。所以，供应商可能会回来给出一个不同的价格，或者我们的手工流程中没有捕捉到的东西。所以，我们从每天有10到12个价格差异变成了每周1到2个。这是一个巨大的减少，”该公司说SourceDay解决方案。
正确的数字自动化推动了这种可扩展性。因为它可以帮助公司增加更多业务，而不必雇佣更多的人来阅读和核对更多的发票。该解决方案可以承担更多的工作，随着公司将供应商发票标准化为可以自动处理的数字文档，这个过程将变得更加容易。
这种自动化还使财务团队能够更清楚地看到未偿债务，从而更容易每月结帐。双赢:公司处理发票的速度更快、更准确，供应商也能更快拿到货款。
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