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从出价请求到采购材料和通过购买和交付保护供应商的概念已经存在了几个世纪。如今，经常被忽视的部门负责购买大多数公司所需的所有东西，这是由冠状病毒大流行造成的经济不确定性所决定的更重要，战略性的业务。
另一个问题源于估计的每年增长7％在过去十年中，间接花费。随着外部供应商提供的软件和服务的使用增加，分布更广泛的（通常是未跟踪）的支出也会增加。为了解决这一不断增长的行业关注，采购团队需要工具和策略来跟踪和管理各个部门的支出。
在过去的几年中，首席财务官已开始将采购团队视为战略合作伙伴，可以超越填写订单和管理支出。在许多组织中，它们现在提供重要的业务职能并负责推动储蓄，通常与金融合作，以确保效率并降低风险。
鉴于最近转向远程工作，采购团队还面临着保持有效流程的挑战。同事的身体再分配震撼了现有的流程，因此采购领导者必须找到方法，为那些重新分配的工人提供必要的工具，同时维持业务效率和合规性。
那么，公司如何满足这些新需求？企业采购解决方案Teesta Kaur说：“拥有合适的技术，使用户能够保持流程的运行，因为他们应该保护成果，甚至可以提高业务效率，这可能包括资本，时间和资源。”压缩。“该技术可以改变满足当前需求的过程。”
ZIP提供了一种基于软件的进气口处理解决方案，可优化和简化采购过程。
不断发展的采购过程
当今采购过程中的一个重大变化是可能涉及的人数和外部部门的数量。采购以外的利益相关者可以包括财务，安全，IT和法律；申请可能来自营销，人力资源，创意或其他需要商品和服务的团队。
大多数传统系统都是为采购和金融而建立的，因此除非有时间进行培训，否则其他用户会挣扎。整个过程可能变得过于麻烦。ZIP市场营销副总裁Ed Sawma表示：“学习适当的过程对于非过程的用户来说可能具有挑战性，因此任何现代技术都需要提供简单的用户体验，并通过使用公司现有的技术堆栈将不同的团队聚集在一起。”他补充说：“为实现这一目标，技术解决方案应提供多个不需要内部或外部IT团队支持的沟通渠道和集成。”
现代采购平台的好处需要超越技术。他们应该允许用户实时设置并进行修改 - 批准流程，这些流程将各个团队吸引到请求生命周期中的最佳点。
Teesta说：“当传统系统无法交流时，该过程可能会放慢甚至崩溃。”“我们已经看到，仅仅是因为财务或法律没有在正确的阶段带来，公司就会为惊喜发票，风险问题和安全问题而挣扎。”
修改方法后，邮政编码用户报告了福利，包括每次批准者的周期时间减少，通过采购订单跟踪的支出增加，更好的合同谈判和更多的按时续订通知。
变更管理 - 制造或破裂
在添加新技术解决方案的同时，听起来像是神奇的答案，但成功的变更管理会导致组织中高度采用率仍然是一个问题。
“这是一个非常普遍的主题，即使在拥有良好的采购部门的公司中也是如此。如此多的人对如何参与采购和使用不友好的旧系统感到困惑。”埃德说。“而且他们忙于自己的工作，因此他们规避了系统，而不是花时间学习另一个过程 - 这种分解会导致流氓支出。”
改变人们对采购的心态与采用新技术一样重要。将采购作为合作伙伴和单一的联系点，以使整个组织的其他利益相关者成为成功变革的宝贵组成部分。集成核心系统的技术可以成为该单个入口点。
埃德说：“有一个申请点的入口点的另一个好处是清洁数据。”“以简单的基于问题的形式开始过程有助于确保提供正确的信息，并将正确的人员包括在此过程中。它还节省了采购团队，不要花时间寻找丢失的信息或纠正错误。”
精简和简化采购流程所带来的可见性提高，可以改善许多其他业务功能。满足预算，现金流量稳定，流氓支出减少，供应商列表可以合并和优化。
Teesta补充说：“并且大规模上，这些事情更重要。每月管理50个发票很容易，但是每月很难管理5,000个发票。因此，这就是为什么需要基于干净的数据和可见性构建过程的原因。”
适应未来的过程
无论解决方案公司选择简化其采购流程，都需要适应能力。用户需要能够进行更改，因为他们在不等待几天或几周的情况下才能为提供者的支持团队回答他们的帮助。
“我们创建了一个无代码平台，这意味着批准的用户可以自定义或添加工作流程和进气表或自定义内置模板。除了使其适应性和用户友好外，我们还考虑了必要的业务成果，因此可以节省时间和金钱，同时创建有效的流程。” Ed补充说。
ZIP看到组织使用其软件用于比预期的更多方案。结果，它开发了其他模板工作流程，可容纳不需要采购订单的支出请求。可以为跨部门的特殊订单或转让设置内部请求。
Teesta说：“公司想要在现有平台和工具之上添加的东西 - 他们不一定要大修一切。”“任何附加的采购解决方案都需要易于使用，配置和管理，但仍然可以围绕合规性提供必要的鲁棒性。它不仅对采购，而且对整个企业都必须有用。”
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