数据和分析推动采购数字化转型的7种方式

Sievo首席执行官兼联合创始人Sammeli Sammalkorpi分享了分析和采购如何发展的见解。(Sievo图)

数字转型是企业业务中被过度使用最多、理解最少的术语之一。一个常见的谬误是认为数字化转型是通往自动化的一条快速而革命性的道路。实际上，数字化是一个漫长的过程，已经持续了几十年。像采购这样的运营职能并不是数字化的先驱，但它们正在迅速赶上。本文描述了采购的数字化转型，以及数据和分析为这一过程提供动力的七种方式。

采购数字化转型

采购数字化转型涉及采购流程的新应用和自动化，可提高效率、合规性和职能的价值。

算法、人工智能(AI)、机器人过程自动化(RPA)和机器学习(ML)都是改进采购应用程序和流程的新兴推动者。

但推动数字化采购的不仅仅是新工具和不同类型的数据。任何真正的企业转型都始于人类的专业知识。埃森哲的报告其他不同的因素也在发挥作用，包括采购所需技能和人才的变化，跨企业软件直观用户体验的改进，以及政策和流程指导操作模型的方式。

总之，这些趋势正在更新和振兴采购。由于分析和管理支出的广泛需求，出现了广泛的解决方案领域，以满足不同的需求和成熟度水平。随着采购软件领域的发展和构建，采购部门获得了更好的协作、集成和创新工具。

下图展示了从ERP套件到S2P套件再到最佳解决方案生态系统的数据爆炸。一些企业和采购软件的基础已经达到了50年的服役年限。即使在Sievo在美国，我们最近庆祝长大成人18岁的时候启动。虽然采购软件市场的成熟需要一段时间，但很明显，近年来采购数字化的步伐已经加快。出现了许多新的服务提供者，以满足采购组织广泛的需要。

(按图放大)

采购分析的演进

采购技术经过明确发展阶段的一个领域是采购分析。在Sievo，我们从一开始就踏上了这段旅程，我们已经观察到数字转型在不同的世代之间发生。

以下是不同时代采购分析的简要概述:

• 第一代(1990 -):顾问或业务分析师在Microsoft Excel中所做的分析主要集中在过去的支出分析上。
• 第二代(2000 -):在授权下购买的桌面支出分析软件，数据托管在本地或公司防火墙内。
• 第三代(2010 -):基于浏览器的支出分析仪表板，提供商业智能级别的可视化和可用性，以软件即服务的形式授权或购买。这些SaaS仪表板提供了向下钻取功能，以更深入地查看数据。
• 第4代(2015 -):人工智能驱动的自动化采购分析解决方案结合了许多数据源，加密并托管在云端，并以软件即服务的形式购买。这些解决方案提供警报通知以及下钻功能，以提高采购的警惕性和反应性。

不同代的采购分析解决方案共存，以满足不同业务领域的需求。一些组织保留了他们的excel的报告而其他人可能会继续使用自构建或配置的商业智能解决方案，直到新的十年。如果采购领导层有明确的任务来实施数据驱动的转型，一些采购组织可以跳过整个数字化过程。

从见解到行动

在采购分析的早期，采购领导者所能期待的最好结果是每年或每半年对业绩进行一次评估，作为更广泛的战略采购流程的一部分。我们只是没有足够的数字成熟度来快速连接、清理和协调数据，以便进行定期和广泛的分析。随着数字竞争力和能力的提高，我们已经能够将我们的观点从过去转向现在，甚至是未来。

分析使采购的重点从成本审批和报告转移到可以影响企业支出的前瞻性预测。

今天的采购分析不仅仅是成本管理的一套新工具。释放采购数据中的价值可以为组织提供战略洞察，并使采购为方向设置做出贡献。采购可以利用分析来描述、预测或改善业务绩效。分析涉及所有活动——从战略采购到品类管理和采购到付款流程。

从广义上讲，分析可以分为四大类:

• 描述性的:过去发生了什么?
• 诊断:为什么某些事情发生在过去?
• 预测:什么趋势和模式告诉我们?会发生什么?
• 规范性:采购应该采取什么决策?

传统上，采购分析的重点是了解过去的采购支出和供应商绩效，但重点越来越多地转向人工智能驱动的规范性决策。这反映了从“描述性”分析到“规定性”分析的演变。

7个由分析转化的采购应用

分析是数字化转型的一个很好的例子，因为你可以很容易地识别正在转型的工作和任务的具体例子。分析本身只是一个推动者，但在采购专业人员手中，它成为了改进的有力工具。

软件领域的进步已经表明，采购喜欢它的数据——分析在该领域提供了很多机会。以下是分析在采购中的七个常见应用:

• 分类管理中的分析:采购分析使品类经理能够识别节约机会，对供应商进行细分和优先排序，解决风险并促进创新。只有当以前存放在竖井中的数据集可以一起分析时，才能理解对机会和风险的系统性发现。
• 战略采购中的分析:在战略采购中，分析有助于确定运行采购活动和提案请求的最佳时间和领域。它可以识别哪些供应商包括在采购项目中，并为供应商的质量和风险位置提供丰富的信息。
• 合同管理中的分析:分析提供跨合同生命周期管理(CLM)的价值。它可以在合同需要重新谈判时发出警报，或为供应商谈判提供数据。分析可以识别出特立独行的支出，以帮助合规和提高合同覆盖率。它有助于利用规模和范围带来的好处。
• 从采购到付款的分析:采购分析也可以在采购的交易和财务方面提供很大的价值。通过分析，您可以测量购买订单周期并改进付款条件。您可以评估支付准确性、发现回扣机会、从货币波动中获益、识别错误支付并减少欺诈。您还可以预测和运行商品价格变化的情景。
• 可持续发展和企业社会责任分析:分析可以帮助评估供应链和采购中的可持续性和企业社会责任(CSR)。分析可以发现采购决策对环境或社会的影响，并确定更可持续的替代方案和改进的机会。
• 风险管理中的分析:分析可以帮助识别和减轻供应链和采购中的风险。分析可以揭示供应、价格、环境、企业社会责任倡议和风险之间的复杂关系，同时发现缓解风险的机会。
• 绩效测量中的分析:采购分析通常用于确定已实现的节约，这与财务的损益报告直接相关。

转换的下一阶段:采购数据中心

现在是成为推动数字化转型的采购领导者的最佳时机。经过几十年的发展，我们拥有比以往任何时候都多的数据和软件解决方案。随着发展速度的加快，分析领域的一个机会是采购数据中心的概念。

在过去，采购分析师利用企业IT领域之外的数据的能力一直受到限制。对于许多人来说，组合来自各种ERP或事务源系统的数据已经足够具有挑战性。基于云的采购分析软件和api能够更自动化、更灵活地使用来自内部和外部数据系统的数据。您可以从采购数据中心的角度来看待这一切——在这里，信息可以像繁忙机场的航班到达和离开一样自然地流动。

如今的分析软件可以像控制塔一样安全地实时协调这些数据流。剩下的就是采购负责人根据自己组织的目标来决定最有价值的数据流动路线。以供应商风险和可持续性为例。现在，您可以有效地将有关关键供应商、合同和支出类别的内部数据与第三方供应链风险、多样性或可持续性数据提供商连接起来。

曾经有一段时间，花费分析和供应商风险评估发生在一个漫长的过程中的不同阶段，但数字化转型的进步使我们能够达到业务的真实速度。

让我们得出一个结论，因为您可能急于设定自己的路线并建立您的转型愿景。

请记住，数字化转型是一个过程，而不是最终目标。像我这样的数据和分析爱好者已经看到数字采购从一个机会的火花转变为相互连接的数据中心的愿景。我们见证了对数据的恐惧转化为热爱。现在，加入变革运动，享受变革之旅吧!

作者简介

Sammeli Sammalkorpi是2003年创立Sievo的两位原始联合创始人之一。他来自芬兰最北部，父母曾希望他能成为一名驯鹿农场主，但他却成了一名软件企业家和采购倡导者。Sammeli在获得管理咨询和企业信息技术方面的经验后创立了Sievo，现在是Sievo的首席执行官。

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