彼得·史密斯，私人照片
我们欢迎来自彼得·史密斯，卓越采购部总经理，CIPS前总裁和商业作家。
我们总是可以从与手头的主题不完全相同的经验中学习，因此，今天我将通过迂回和有些不同寻常的途径提供一些关于采购数字化的想法。这与我的经历有关，我的母亲上个月平静地去世了，享年93岁。新冠病毒也起了作用，但死亡证明上写着“年老体弱”，这可能是一个合理的诊断。
从那时起，观察不同的组织如何处理死亡后的各种流程就变得很有趣了。其中有两点让我感到惊讶。首先，公共部门表现出色。显然，大流行病和在家工作的工作人员导致了过程中的重大变化，从“客户”的角度来看，总体上是更好的。例如，获得死亡证明不再需要向医生索取表格和亲自前往登记办公室。在没有我们参与的情况下，医务人员和登记员之间的联络和信息交换进展迅速，然后我们与登记员通了电话，仅此而已。
但遗嘱认证的过程更令人印象深刻。诚然，母亲的遗产低于征收遗产税的水平，但即便如此，我还是对这个过程的速度和简单性感到惊讶。网上的表格非常清晰，指导也很有用，尽管你仍然需要将遗嘱邮寄给有关部门，但我在申请后五天内就收到了遗嘱认证，这很了不起。
HM法院和法庭服务部门在有效地重新设计其流程方面做得很好。不过，根据我朋友的经验，我知道如果屋面积较大、结构较复杂，政府仍然十分关注，因此我们可以假设这是一种基于风险的过程管理方法。
第二个令人惊讶的是，不同的银行和金融服务公司在“客户死亡”过程方面采取了一系列的方法。虽然我的父母并不富裕，但我的父亲(他已于2016年去世)对钱很谨慎(说得婉转些)，还把存款分散到一系列产品和公司!所以我在这里有相当大的样本要考虑，迄今为止的经验有相当大的变化。最好的似乎和公共部门一样有效。他们使用在线表格，允许你扫描和上传关键文件(如遗嘱认证)，并使用DocuSign类型数字签名。
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在另一个极端，一对夫妇仍然希望我带着文件进入他们的实体住所。实际上，比起那些想要自己填写冗长的表格，然后附上纸质文件的人，我可能更喜欢这样。但是，数字化的程度有很大的不同，就像电话接通和公司通过皇家邮政回复所花费的时间一样。
回到我们的核心话题，我认为哪些可以有效地应用于采购过程和活动?以下四点适用于“死亡数字化”和“采购数字化”。
- “告诉我们一次”的原则对用户来说是非常积极的。令我印象深刻的是，公共部门机构现在似乎在更好地分享信息，所以我不必不断重复自己的话。这同样适用于供应商。您应该在最初的接触点收集尽可能多的相关信息，然后确保这些信息在内部传播，这样供应商就不会不断地向不同的人、组织的不同部分或系统重复自己的信息。另外，看看在哪里可以从外部来源获得供应商信息，而不必“打扰”供应商。
- 尽可能地远离纸张——这听起来是显而易见的，但许多组织并没有在这条路上走得足够远。英国政府的一些部门和一些金融机构在这方面取得了不错的进展，而另一些则没有。我相信这同样适用于不同组织的采购职能。
- 看看使用“分类”的方法，就像英国政府在遗嘱认证和遗产的规模/复杂性方面所做的那样。在风险的基础上，您需要在哪些方面投入大量的时间和精力，以及在哪些方面可以采用快速的方法，以最少的人力参与?与遗嘱认证系统平行的一种采购可能是允许预算持有者在不涉及采购的情况下购买低风险的物品——但采购提供了促进这一过程的技术。同样，这不是一个新的想法，但与流行病相关的工作模式的变化可能会使这一问题得到更多的关注，就像遗嘱认证系统一样。
- 最后，我怀疑疫情扩大了领导人和落后者之间的差距。已经抓住了数字化的机会的公司已经抓住了这个机会，比那些仍在尝试使用过时的系统和流程的公司走得更远。我在与我打交道的公司中看到了这一点;在采购领域可能也是如此。
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