吉姆/ Adobe股票
编者注:这篇花问题PRO帖子已解锁，继续探索如何从您的采购技术中获得最大价值，并提供我们在PRO材料中深入研究的样本。
在我们题为"你掌握采购基础知识了吗?”我们解释了如果你没有掌握基本知识，人工智能是无法拯救你的，因为即使是最好的人工智能也需要大数据(它可能比你拥有的要大)，需要学习和大量的训练才能有效。
此外，虽然我们简要地提到了自动化，但我们没有深入讨论它，也没有在AI之外讨论它。我们也没有讨论机器人过程自动化，或机器人，各种供应商正在积极地向有道德的人推销，他们不会从他们的实施中获益，事实上，可能会损失惨重。
这是因为，尽管所有的营销声明都是相反的，但至少在今天，Bots不过是打包的自动化脚本，具有简单的规则和上下文，可用于自动化基本任务，这些任务有时比那些可以在更成熟的平台上自动处理的任务要简单得多。
这也是因为机器人并不聪明。供应商希望你将机器人与人工智能联系起来，并相信机器人的行动至少会像你的聪明和训练有素的人员所采取的行动一样有用和智能，但这是不可能的。机器人只是将一个现在由人工驱动的过程自动化，并不比人类更智能，事实上，如果规则定义不允许像人类遵循的规则那样具有表现力或完整，机器人的智能就会更低。
例如，假设现在采购部门仍在“处理”所有付款发票，规则是所有m-way匹配99%或更高精度的低于50,000的发票，来自信誉良好的已知供应商，没有任何可疑标志，看起来没问题，即“可以付款”。如果软件允许的最佳情况是:
- 在X美元下验证
- 验证双向匹配
- 确认供应商没有被封锁
- 确认付款信息没有改变
- 确认之前是否订购过物品
这很好，对于一般的组织来说似乎已经足够好了，但真的是这样吗?
让我们逐个分析这些功能:
- 金额限制是大多数公司获得批准的方式，但这实际上是最危险的方法之一——一旦有人知道了限额，如果他们不想被审查，他们就会把发票分成两部分，让它略低于限额。
- 双向匹配是很好的- PO，发票-但匹配应该是在任何可用的文件之间;合同附录、工作报表、退货单等，而不仅仅是订单和发票。
- 仅仅因为供应商还没有被封杀，这并不意味着他们可以付款——他们可能风险极高，商品可能还没有被验证为OK，等等。
- 与上次的付款信息进行验证是很好的，但是第一次的验证是否正确呢?
- 这很好，因为它确保了这些物品至少是组织购买的典型物品，但并不意味着这个订单或发票是有效的(特别是如果这些物品代表的是为某个活动购买的一次性物品，或者是两个供应商之间合同切换期间的临时物品)。
此外，这是关键:
- 这样的系统不会发现数量是否合理——如果组织通常订购10个单位的东西，但发票上有100个单位(刚好符合自动批准的阈值)，这可能是欺诈(外部、内部或合谋)的一个例子。
- 这样的系统不会发现是否对有缺陷的货物申请了批量折扣或信贷，如果在合同终止前没有发现，那就祝你好运了。
- 这样一个系统不会赶上如果这是二阶供应商在两年内,紧随其后的是一阶一周前的只有4000(而这个订单是40000),这是一个虚假发票的货物不是从一个实体是假装前供应商和把发票通过手动验证一切但实际的银行帐号是一样的真正的供应商的数据(包括实际的银行地址)。
- 以及其他欺诈或有风险的情况(风险模块表明95%的供应商破产和/或错过了他们要求预付的下一批货物)，等等。
这只是其中一个例子,机器人将减少战术负担和提高效率,但实际上恶化的结果(这机器人将导致更多的风险和欺诈支付)当最好的机器人是一个更预先批准的分析和排队发票支付“感觉好”和“感知不可以支付”队列,一个专家可以做快速扫描和批批准——功能更好的平台将已经包含。
出售bot以减少战术负担的另一个例子是简化平台之间的数据集成。这完全没问题，但如果平台有api、SFTP、轮询和配置选项——难道不应该在不花更多钱在机器人上的情况下实现集成吗?
一个新兴的用途是在“认知”采购领域，您只需将您的类别交给平台进行自动采购。这在理论上是很好的，并且可能在90%的时间内工作得很好，但最后10%的时间可能会让你得到2%的欺诈发票，这些发票将在2%到20%的发票上溜走，而这些发票可能无法在没有最终人工检查的情况下自动转账。
对于正确的非战略性、非高价值类别，在这些类别中，供应商是已知的，产品或商品是已知的，市场价格是已知的，需求是已知的，交货时间是可靠的，唯一的条款和条件是供应商同意的标准t和c，以便成为被批准的供应商。的确，该平台可以自动化包括奖项推荐在内的几乎所有事情，但由于同样的原因，奖项仍然应该被审查，相当一部分“认为可以支付”的发票仍然应该由人类专家快速查看该系统不知道所有的事情(它只知道给出的数据)，不能对所有的事情建模，在它接受训练(并学习适当的规则)之前，它不知道如何正确地应对可能影响裁决的新情况(与供应商所在国家的贸易禁令、税收增加、内部损害索赔等)。
但是，真正的问题是，为什么你需要一个(第三方)机器人?一个好的平台应该知道认可的供应商和产品，跟踪你的需求，与市场价格反馈(和你之前的报价数据库)整合，并知道预期的市场价格范围(与你现在支付的价格相比)，组织需求，以及这些需求的频率。在任何体面、现代的平台中，在定义事件期间(现代分析平台也应该根据需求、组织支付的非合同价格、当前市场价格和预期需求进行推荐)，买方应该能够自动邀请改进的供应商，自动启动x天的拍卖，自动计算推荐的奖励，并在x天内通知我，并推荐一击批准。
你为什么需要机器人?(你不需要，但供应商显然想要你为一些无非是基于规则的打包脚本的小集合而收费，这些脚本应该是免费的，正如我们已经解释过多次的那样，它们并不智能，而且你得不到任何接近他们希望你在夸大账单时所获得的人工智能的东西。)
换句话说，让机器人战斗直到他们消灭自己。必要的自动化功能(无论是被称为配置、自动化、RPA、bot等)都应该包含在平台中，并且您不应该需要更多愚蠢的脚本来获得良好的结果——这都是营销，除非有其他情况，否则就不要在意了。
正如我们上次所解释的，您所需要的是对基础知识的良好掌握和对基础知识的适当支持。还有一个平台，可以帮助你确定你需要把时间花在哪些事情上，以及一旦你找到了确保价值和防止损失的正确规则，你可以配置规则使其自动化。
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