增量到指数:采购自动化的5个被忽视的好处

Keelvar首席执行官Alan Holland(个人照片)

人工智能采购自动化最明显的好处是速度和效率。但是，投资自动化的更全面、更引人注目的商业案例需要考虑附带的好处。这些优势往往比速度和效率更重要，它们可以让高级管理人员明白自动化可以导致采购绩效的阶段性变化．

在从源到付款的采购解决方案领域，由机器人流程自动化(RPA)、自然语言处理(NLP)和人工智能(AI)/机器学习(ML)驱动的自动化解决方案正在兴起，以帮助团队以前所未有的方式提高绩效。问题是:许多采购主管仍然难以清楚地阐明商业案例。

对于像人工智能这样的新兴科技来说，事情远不止我们看到的那么简单。在评估自动化解决方案并进行成本效益分析时，了解驱动更大的东西的机会是至关重要的，这些东西会引发多米诺骨牌效应，对业务产生指数级影响。

以下是采购和采购自动化的五个被忽视的好处，它们应该是您的计划的前沿和中心。

1.数字化和可追溯性:完整的数据图

速度只和它传输的数据一样强大。自动化和数字化的一个关键价值点在于它能够以一致的、可消费的格式创建数据记录，这些记录可以在几秒钟内共享。

例如，文档读取技术可以摄取来自外部源的不同数字格式，以扫描并将信息(如发票、订单等)转换为插入到可搜索存储库中的标准化视图。

在…领域采购自动化一位客户解释说，它使他们能够在需要非合同现货招标时，通过电话和电子邮件向供应商捕捉他们以前以临时方式处理的所有投标谈判。这些数据曾经存在于人们的收件箱中，或者在口头交流的情况下，根本不存在。对于许多大型采购团队来说，每年都要进行数百甚至数千次的现货招标谈判，在没有通过自动化实现数字化的情况下，这就导致了大量无法追踪的数据。

自动化还可以确保在确定最终费率和其他关键条款并通知获胜供应商时，这些信息自动变得透明，并可在下游执行合同。

通过以一致的、可预测的方式自动捕获这些数据，并为那些需要访问的人集中和路由这些数据，可追溯性和可见性都得到了改善。相互关联或依赖的函数受益于完整的数据图。它还提高了报告的准确性，这反过来又改善了预测和战略规划。

2.质量:一致性满足速度

即使在已经捕获和存储数据的地方，确保质量标准也很难实现。人类确实容易出错，尤其是当任务高度重复、乏味、坦白说更适合机器自动化的时候。

当涉及到管理与采购活动相关的所有数据时，买家可能会邀请几十个甚至100多个供应商提交投标。即使投标是通过电子采购工具快速收集的，而不是手动在电子表格中收集，自动化功能也可以立即对投标数据的完整性、异常值、批次间一致性、批次内一致性、准确性和格式进行质量检查。

更高质量的数据和见解有助于做出更好的决策，所以不要为了速度而牺牲质量是至关重要的。当制造过程的各个方面实现自动化时，机器使构建具有可预测性和一致性成为可能。毕竟，如果没有使你的产品可靠的差异化因素，速度有什么用呢?正确的自动化平台可以为您提供速度和卓越的执行。

3.流程遵从性:风险弹性的杠杆

自动化解决方案还提供了加强遵从性和最佳实践遵从性的机会。让我们面对现实吧:领导者可以花几个小时来定义优秀的流程和规则，但如果这个流程没有充分体现出有意义的活动比例，那么结果就不会是最佳的。拥有可信且完整的数据图会导致更强的流程遵从性。

例如，公司通常更喜欢，甚至要求供应商类别有认证或计划可持续性、安全或企业社会责任相关的验证。人们可能不一致地应用这些资格考虑，由此产生的风险可能会损害声誉、客户关系和整体收入。自动化不仅可以确保捕获这些数据，而且可以在快速做出决策之前对其进行加权或需要。

另一个棘手的挑战是可审计性。这里的一个当代例子可能是迫切需要获得几个集装箱来运送额外的个人防护用品。智能自动化可以而且应该使这些活动更容易通过一致的、已定义的过程，并管理配置规则的应用，例如收集最低数量的竞争投标，进行供应商绩效加权和监控率基准阈值。

4.扩大你的储蓄方式

自动化可以提高效率，这意味着它可以处理更大的工作负载和数量。在人类可能根据带宽或时间限制设置限制的地方，自动化应该消除许多这些障碍。

以时间敏感的采购事件为例，公司需要进行现货谈判，以确保承运人紧急处理货物的移动。由于时间紧迫，一个人可能只会选择几家运营商来提交投标——他们可以在紧要关头联系这些运营商，但这并不总是能提供最具竞争力的价格。采购自动化可以在几秒钟内确定更广泛的合格运营商网络，并处理邀请、收集和分析投标的信息，从而增加竞争紧张程度。将其与每年成百上千的现场竞标事件相乘，这样的自动化可伸缩性可以带来非常可观的财务节省。

5.员工对企业:人才保留和授权

正确的自动化解决方案超越了生产力。它应该改善质量和决策制定，并增加可见性和过程依从性。

最后，自动化还必须提高人类的才能——本质上是让他们从乏味、往往单调的任务中“晋升”出来，这些任务更适合机器。有很多工作需要同理心、创造力和战略思维，而人类显然比机器更擅长这些。不幸的是，大多数从事采购工作的人员被剥夺了从事战略活动所需的时间。通过自动化战术活动，高管们可以解放他们的团队，让他们创造性地思考、创新，并与关键合作伙伴建立牢固的关系。

倡导自动化可能会从速度和生产力开始，但这只是冰山一角。无论您的采购团队考虑哪种形式的自动化，都必须理解并销售解决方案已被证明可以实现的有形结果:从可追溯性到员工满意度。游戏的名称是多方面的ROI，正确的自动化策略可以在几周内交付结果。