ERP与一流花管理解决方案:做出艰难的选择

在迷宫的路径

花问题欢迎这篇文章来自RiseNow管理合伙人马特·斯图尔特。

无穷无尽的选项在采购软件的空间,怎么可能选择花像身处管理解决方案,Basware,Coupa和Jaggaer吗?甚至你应该考虑这种选择当你现有的企业资源规划(ERP)系统能够处理基本花管理需求?

如果你正在读这篇文章,你可能考虑或正在考虑是否一流source-to-pay (S2P) / procure-to-pay (P2P)解决方案是值得你花时间,金钱和精力。你可能想知道福利解决方案之间的比较,是否一个远远超过另一个ROI,什么是最好的为您的终端用户和供应商,如果采用的是更大的一个解决方案。

不幸的是,那些只考虑表面划痕的真正重要的是什么在评估解决方案,找出最适合您的组织。有很多问题和忧虑,以及找到合适的ERP或S2P / P2P的解决方案来处理任务,如采购、承包、征用,批准,供应商管理、发票、付款为你的组织和分析。有这么多的考虑,你怎么确定你做出正确的决定呢?

下面是几个好地方开始当你决定ERP提供商或一流花管理解决方案最适合您的组织。

关注成功,而不是特性和功能

大约67%的ERP实现失败。这些失败通常归类为这样的因为系统最终成本更比最初预期,他们需要更长的时间比预期来实现,他们不提供预期的结果——或者这三者的结合。

当决定之间的ERP解决方案,如甲骨文、PeopleSoft或工作日和一流的管理平台,许多企业决定基于阻力最小的路径。如果你已经有一个ERP系统和你的客户经理和IT部门不断告诉你ERP能做什么像身处花管理平台,Basware, Coupa或Jaggaer可以做,为什么你看看别的?这是一种常见的,但是缺陷,思维方式。

第一步确定最佳的解决方案为您的业务获得协议成功是什么样子,现有流程/用例文档,确定哪些流程/用例需要重新设计,然后评估你的现有的和潜在的未来的解决方案适合和差距。现有解决方案的催化剂改变你正在寻求组织还是一种抑制剂?如果它是一种抑制剂,它可能是改变的时候了。

世界级的供应链组织对待客户的最终用户。当你要求最终用户评分花管理解决方案,他们说什么?你不再问,因为你已经知道他们的反馈很差吗?你实现你的目标的能力是如何影响他们的态度你现有的平台?你上次是什么时候做了一个终端用户调查?专注于提高你的终端用户体验应该2019年的首要任务之一?(如果是这样,别忘了关注改善供应商经验。)系统更容易或更困难的用户做正确的事情?多少你的挑战与破碎过程相比,系统日期或没有处理你的复杂性水平?

组织内把焦点(最终用户)和外部(供应商)成群结队离开一流花管理erp解决方案。

在任何意见书,高级分析师发表了P2P和采购在过去的几年中,他们已经删除了所有ERP-centric S2P / P2P从争用解决方案。

甲骨文被几年前,仁科和SAP SRM。工作还没有露面。这些解决方案的过程中被淘汰,工作日仍然太年轻被视为一个主要玩家对于大多数供应链组织与我们合作。

所以不应该每个人都只是把S2P / P2P系统的最佳花管理解决方案高级分析师推荐的吗?

这得视情况而定。

一些一流的花管理解决方案为间接消费和难以直接用带进他们的解决方案。通过并购,他们很快就努力解决这些差异。

小心不要跑太快远离你的ERP进行更直观的用户界面,只有遇到一堆新问题,你的旧ERP轻松处理。传统的ERP解决方案已定制的地址直接花费的复杂性,而今天的一些基于saas解决方案仍在进化的过程中他们的平台地址不仅仅是间接消费。不专门找一个解决方案,修复你的旧系统缺乏,但也让你可能认为是理所当然的。

其他人则在提供一个完整的端到端S2P解决方案,提供了许多领导采购团队所需的深度和广度。你可能会发现几个模块符合要求,但不要就此止步。你必须越来越发现区别。

目的采用:系统使用你想要的吗?

大多数系统——ERP和S2P / P2P的解决方案——将检查框的功能,但重要的是要注意如何这些特性。提供特别功能的方式鼓励最终用户和供应商使用这个系统你打算使用它呢?

可怜的系统选择或实现可能导致用户和供应商不使用平台,或者——就像不良——而不是在使用它的目的是。滥用或未充分利用会导致大量的额外工作为内部团队,比如供应链人员必须花费大量的时间做战术或为可怜的采用正确的战略性活动。

一流花管理解决方案以创建一个比他们的竞争对手ERP解决方案更多的面向消费者的电子商务经验。这并不奇怪,因为erp从未真正建立了终端用户。他们建造了后台推送给终端用户的需要。

主要S2P / P2P解决方案如Ariba、Basware Coupa和Jaggaer设计时考虑到最终用户。有些人比其他人好,但他们的利率的最终用户和供应商远远超过采用传统的ERP解决方案。

在谈到收养时,我并不是说用户登录到平台将他们所有的订单。收养是每一个潜在的请求者,需要买东西进入系统,发现他们正在寻找什么,请求正确的物品/服务从正确的供应商,从而很容易批准。采用无缝的用户很容易使供应商履行订单和完成流程电子所有行项目详细信息存储在平台简单的报告。

我经常看到组织的系统很难使用,他们无法滚到每一个潜在的请求者。请求者有邮件或填写表格,把它一个超级用户必须提交所有请求。本手册过程不仅浪费大量的时间和效率低下,但这是不必要的。

我们也看到请求者滥用自由格式的请求,因为他们无法找到他们寻找的东西。结果更容易就提交一个自由形式(或一个特殊的/ X文件)请求,让买方做所有的工作从正确的供应商找到合适的项目。这导致买家支出超过80%到90%的时间完成并重新提交请购单。当这变成了常态在任何组织,它的麻烦,因为没有人希望他们的球队支出大部分日常体力活动,而不是战略,增值活动。

权衡特定于行业的和可定制的选项:最适合你吗?

除了考虑特定的痛点和预期的采用,企业还必须看ERP和花管理解决方案基于特定行业和组织的独特性。

领导团队经常去著名的解决方案已经存在于他们的业务或系统;然而,对于任何组织与行业特定需求或复杂性——如管理直接和间接支出的过程中,复杂的审批规定的资本,web表单和non-PO发票,错综复杂的管理托管目录——花管理解决方案可能会提供最好的结果。这些系统通常是业务拥有的应用程序更容易比ERP解决方案配置,不再依赖它批准进行简单更改规则,构建web表单和添加供应商。

另一方面,如果近100%的花你管理是直接和间接花费不到2500万美元在一个设备,它可能不值得因为你ERP最有可能能做这项工作。ERP系统通常是最好的选择当有低数量的花和复杂性,还有没有需要做大量的持续的定制,因为你只有几个供应商。

你是否考虑ERP解决方案,如SAP、Oracle,或花管理解决方案,如Coupa或Jaggaer来处理你的花管理需求,重要的是你不要选择一种没有做作业。没有“一刀切”的解决方案。ERP还是一流的,最好的解决方案是一个适合你的行业,建立解决你所有的用例,是直观和容易为所有用户/供应商和配置来满足您的组织的独特需求。