如何克服采用电子采购平台的挑战

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乐动体育下载链接研究表明90％的采购软件部署失败．事实上，采用电子采购软件并不容易，因为它需要精确的计划，并且经常导致公司标准采购操作的重大变化。这些变化是否会带来巨大的成功或失败，很大程度上取决于新的采购到支付(P2P)平台实现的方法。

请阅读下面的分步指南，了解如何处理软件采用方面的挑战，以及如何使涉及的每个人都能快速轻松地完成系统转换过程。

电子采购平台的采用将面临哪些挑战

了解在电子采购平台实施过程中等待着您的采用挑战是避免失败的关键。让我们看看在投资P2P解决方案时可能遇到的主要陷阱。

利益相关者的不满

新系统的实施会影响来自多个部门的人员，但通常是由c级人员发起和决定的。虽然高层管理人员可能会从战略和经济角度看到对电子采购平台的需求，但最终用户可能并不清楚。在某些情况下，最终用户可能完全不知道新的平台，并被迫在没有任何准备的情况下改变他们的整个工作流程。中断的例行程序导致员工之间缺乏合作、混乱和极大的用户不满，使得成功关闭实现变得极其困难。

入职过程不佳

经理，雇员和供应商谁被期望使用采购到付款系统决定其采用的成功或失败。在实施的最初几个月里，所有相关方都会积累很多问题、澄清或建议。因此，初始系统介绍的质量、入职和文档的可用性都不利于系统的成功采用。如果没有适当的培训和支持，你的同事可能会抵制变革——尤其是在没有事先准备的情况下引入了新的解决方案。

复杂且非用户友好的软件

电子采购系统并不意味着要经常更改。公司通常选择多功能软件解决方案，以获得增长空间。理想情况下，采购平台应该是面向未来的，并随着公司内部流程的转变而扩大规模。然而，复杂的系统通常具有同样复杂和令人困惑的接口，这可能会抵消它们所有的伟大功能和好处。适应这样的系统需要时间，随着拥有宝贵用户知识的员工可能离开公司，新员工加入，学习曲线会变得越来越陡峭。如果电子采购解决方案包含许多您的组织不需要的额外功能，那么使用它会变得更加困难。在这种情况下，由于复杂性，您可能会导致更缓慢的采购过程、不必要的支出和错误。

缺乏综合系统

不同的部门和外部供应商可能使用独立的内部系统、工具和流程。因此，当引入新系统时，他们可能会坚持遵循既定的流程。除非所有相关部门和供应商都被鼓励优化他们的流程，并将他们的技术堆栈和数据与新系统连接起来，否则实施单一的采购到付款解决方案几乎是不可能的。非集成系统为混乱、延误和过度购买创造了空间。

如何确保采购软件的成功实施

尽管一些公司在采购和实施采购解决方案时面临挑战，但这些系统所节省的成本和时间是不可忽视的。根据哈克特集团数字化转型使采购组织的流程成本降低了30%，员工数量减少了29%。让我们看看经过时间验证的步骤，以帮助您完成平台采用之旅。

确定您的需求和当前流程的缺点

采购解决方案只有在符合公司需求的情况下才有效。这就是为什么可能需要对您当前的采购和采购到付款流程进行深入审计的原因。识别业务工作流程、供应商关系、战略采购和成本管理中的差距，并将其转化为系统需求。有效地将您当前的运营问题与采购系统中的潜在解决方案相匹配，将使您能够成功地与正确的利益相关者争论、评估和推动变革。

与员工和合作伙伴沟通

你的采购、会计和其他团队有不同的目标，所以创造一种文化和政策，鼓励与所有部门和员工对话，以保持你的电子采购流程顺利运行。此外，考虑现有和未来供应商的需求，这样你就可以保持高效和互惠的关系，并改善合作。让跨部门干系人参与定义实施成功标准和系统期望，向他们展示使用新平台的潜在好处，并与他们产生共鸣。

选择合适的电子采购软件

在确定公司的需求并收集所有利益相关者的反馈后，使用有价值的信息来选择正确的采购工具。

这里有一些建议你要记住:

• 利用软件供应商提供的免费试用和演示，最重要的是，不要犹豫询问与平台使用和实现有关的任何问题。
• 写下公司目前面临的所有挑战，并确保新的解决方案将帮助你解决这些挑战，并增强现有的运营。
• 仔细查看软件评审。人们对哪些功能满意，哪些功能不满意?你愿意忍受软件的缺点吗?它的优点对你来说真的有价值吗?花很重要乐动体育 也是比较不同供应商的一个很好的参考点。
• 考虑一下您的组织已经在使用的系统以及将来需要的系统。正确的电子采购解决方案应该支持与这些解决方案的无缝集成。
• 确保安全。仔细阅读用户协议，并使用加密文件的云服务。确保提供服务的公司是ICO和SOC认证的。遵守GDPR也是一个决定性因素。

小心地启动实现

指定专人负责实施采购到付款系统，收集反馈，如有问题联系支持人员。提前准备培训说明和收集培训材料。提前为团队安排培训课程。选择合适的时间，这样审判就不会在季度末这样的繁忙时间进行。使用免费试用为一个部门或测试组运行一个试点项目。

决定:

• 试验的目标和成功标准
• 测试系统的人数
• 用于模拟采购工作流的数据
• 审判的时间框架

然后收集有价值的反馈并调整可能阻碍实施的流程。

继续对利益相关者进行教育和参与

你应该明白，实施电子采购系统不只是技术方面的问题。许多成功的实施都与涉众管理有关。尽早让所有相关团队参与进来将帮助您获得重要的用户反馈和系统建议。在每个部门都有内部采用拥护者将极大地帮助每个人跟上进度。通过视频、手册和faq进行培训并提供必要的信息，将减少同事、供应商和供应商在适应新系统时面临的挑战。读到这案例研究这是一个经过深思熟虑的、节奏良好的采购系统实施的真实例子。