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采购不是一个家庭的话题,但它是一种无处不在的过程在商业世界,尽管如此。让我们分解这个概念使它更容易。
乍一看,采购似乎令人生畏的陌生;可以令人眼花缭乱的幕后过程。在采购上有很多的肉骨头,它可以分解和更容易理解解剖碎片组成的过程。你看,采购不是一个一成不变的想法或方法,也不是可以在一夜之间完成。它是一个动态的过程,可以有任意数量的形式。通过个人或实体,在其经营的因素发挥作用,夫妇和相互作用的所有步骤。
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今天我们要介绍基本主题的采购周期,包括:
- 采购和采购之间的区别
- 采购周期的概述
- 采购周期的步骤
采购总而言之
所以为了打破障碍的采购,这可能有助于澄清这是什么。这是一个杂交的“采购”和“保障”。
在许多情况下,货物被购买企业的需要和使用,也可以被视为获得权利或知识产权。虽然一个IP,例如,不会直接给业务资源为其日常使用,它就成了一个资产,最终可以货币化或增加采购业务的估值。
我们已经提到过,但采购并不是发生在一个坐着。有一个复杂的过程,它像一个机器运动部件。为了得到所有的碎片在一致和简化工作所需资源的收购,通常周期特性一般,周期性的框架。
理解采购周期
而没有任何设置方法创建这个循环,许多风格实现的企业特性至少几个主要原则帮助设置为一个有效的方法。没有一个标准化的采购周期,每次分解过程一步一步的完美。
每次循环使用,应该是接近与一定的开放性和适应性,逆来顺受的能力。有许多方面,进入采购和“如何”通常可以在个案基础上不同。
揭开神秘的采购流程
在上面的例子,在这个例子中,第一步是采购计划。这一个总括的术语,它可以覆盖很多步骤。计划在其他方面也可以描述:准备、问题、识别或要求。
无论第一步是标记,它通常需要本地业务准备采购狩猎或内部启动之前接触合适的承包商或供应商的服务或产品。
采购计划
第一步是识别问题,缺口或丢失块,需要一个组织外部地址。最初的学习或复习可以确保房子的能力或项目不存在;如果差距被证实,有多种因素应该在前进之前采购阶段。
例如,所需的项目或解决方案的本质是什么?这是其他组织需要的东西,这将使其商业化项目吗?还是这是定义一个组织的过程或项目(例如,一个独特的组件一个定制的制造线)。什么类型的公司出售物品,我在哪里可以找到它们呢吗?这些类型的问题将帮助组织了解他们买什么,他们是怎么买的采购计划,通知征求建议和战略评价。
需求定义
在采购周期的第二步是需求定义,当客户,技术专家和最终用户共同合作一个文档,总结了需要什么和为什么。至少理论上如此。许多采购专家认为需求定义阶段是最重要的步骤之一,采购周期,但它并不总是与各方合作完成的。
基本上,这一步的结果在“买什么”文档(通常称为工作说明书),供应商收到征集,他们提出他们的产品或服务。定义糟糕的需求将导致建议和解决方案没有解决核心问题或客户需求,最终导致大量的浪费时间和精力的采购团队和采购结果不为组织增加价值。
投标
下一步,根据我们的插图,投标,也称为招标或采购。只是在这个阶段之前,采购团队已经组建了需求文档的征集包括条款、条件、交货时间表和指示要约人希望提出(在其他事物之中)。
这是在这个阶段当潜在承包商将审查,分析和应对组织的招标报价或方案(取决于什么是决定采购计划过程中)。有某种程度上的一种艺术投标;它需要校准的成本和效率,同时也确保需求得到满足的约束内优化和一个组织的内部政策和程序。没有一个放之四海而皆准的方法,它几乎总是由客户的需求,项目的特点和采购组织的文化。
评价和选择
一旦发现了合理的选择,评价和选择阶段就开始了。这个阶段就像找工作的情况下,公司正在寻找一个新员工,开始寻找可能的候选人。工作描述,和那些有兴趣可以应用与希望简历展示足以引起自己招聘。
它不是一个糟糕的比喻为采购。征集包含所有的标准预期要约人必须适应和荣誉为了被视为奖。通常,征集包括评价方法,使要约人了解最重要的采购组织,以及与要约人应如何结构说明他们的解决方案。不包括这些信息会导致采购专业人士接受任何方式的建议,也不会让一个简单的评估和选择阶段!
合同
下一步是合同。一旦发生组织回顾了提供他们收到和承包商的建议作出决定最好的满足他们的需求和选择标准。这个阶段的高潮之前的所有步骤在这个过程中,这一阶段的效率和效果也直接导致的勤奋采购专业此前的最佳实践的阶段。
有时,组织需要更多的信息从一个要约人,或者寻求澄清这个提议。在这种情况下,选择团体与组织将进入谈判,以便更多细节可以讨论来讨论去,最后一个奖。
然后,真正的工作开始,作为采购组织准备最后的(而且往往最被忽视)阶段的周期,合同管理!
合同管理
承包商雇佣后,工作不停止!负责采购专业人员将有一个计划来管理合同,以确保满足交付,项目按时交付和服务呈现在预算。在本合同管理阶段,勤奋pre-award活动支付股息。
编写良好的、深思熟虑的合同将地址大部分潜在的事件可能发生在性能,这样的问题可以回答关于性能或纠纷成本只需引用合同。实例中一个特殊的情况出现,合同可能需要修改,可以单方面完成(完全的自由裁量权的组织)或双边(在组织的共同协议和承包商)。
很差的书面合同可以得到这个合同管理阶段更快,但它几乎不可避免地导致更多头痛增加潜在的失败。这是要考虑的重要采购专业人员管理阶段,而他们是在规划和执行他们的职责pre-award阶段。
记住,这只是一个基本的采购流程的分解。-公共和私人组织都有自己的细微差别,具有独特的标准和程序,以反映他们的文化和他们的偏见。美丽的采购过程的一部分,从概念上讲,每一个有点不同,它可以是不同于下次同样的产品或服务,它甚至可以打开一毛钱在中间的过程。
重要的是要意识到这些灵活的流程会弯曲,在某些情况下必须变身。虽然采购是游戏的名称,企业的方法从A点到B点可以得到数以百计,如果不是数以千计,各种路径。
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