我们欢迎这篇文章来自大卫·多兰首席顾问Xoomworks采购。
一旦你做出了一个重大投资Source-to-Pay (S2P)系统,重要的是要检查上线后,你得到了最好的回报你的投资。执行一个新系统不会自动改变行为,和技术本身不会改变你的过程。所以除非您花时间去检查到底发生了什么和你的花你可能错过机会意识到原来的业务用例的好处。
给你的系统健康检查你会发现比你计划的控制可能不太有效,申购人不得利用来之不易的合同,实现项目团队产生的势头已经结束,和用户可能已经习惯了不那么有效的工作方式或昂贵的解决方案。
五大场景中我们所看到的是:
- 高水平的回顾采购订单
申购人仍非正式订单,绕过审批流程和协商处理首选供应商。第一,应付账款或采购知道购买的收据发票从供应商。这对你的AP团队创建工作,追逐申购人,要求快速POs启用支付发票。这些回顾POs可以证明不符合的水平在一个组织中,特别是:预先核准的支出,确保适当的条例并同意作为订单的一部分,低效的美联社过程由于多点触摸处理无靠背的发票,和风险增加的特立独行的/合同花。
回顾POs的原因各有不同,但有些事情你可以做。你需要确定申购人以这种方式购买,他们购买和人。你可以解决这个问题通过提供后续教育或培训,与供应商讨论为什么他们不应该接受订单没有阿宝和简化从目录首选购买或选择。
- 大量的自由格式的购买请求
大多数S2P系统实现出发,以满足所有申购人目录或冲掉芯料控制设施,确保合规。然而,并非所有的场景可能是在实现预期,和申购人买不到这种方式可能会产生自由PRs。他们可以对任何产品或服务从任何供应商,所以可能不代表该组织的最佳值。分析,这花是很困难的,每个订单都是独一无二的。物品不属于预定义的类别和供应商不得承包提供这些商品或服务。金融影响你的业务可能是重要的如果用户放置大量的花。
你需要分析自由的消费概况POs使你改变这种行为。识别商品已经省略了从目录或冲掉芯料设施,通过这些渠道,扩大销售的产品种类。与用户友好的工具你可以控制你的花和交付计划的好处。
- 付款条件的机会
维护主数据是一个往往被忽略的任务和供应商的付款条件也不例外。条款通常进入建立关系时,幸运如果这些是后来了。繁忙的采购专家通常没有带宽定期重新讨论付款条件。我们看到大量的供应商非常短或直接付款方式。在一个案例中,一个组织放置£80花了18个月直接关系!这很大程度上影响你的现金流和可能会影响操作的借贷成本。
所以您需要识别这些供应商和花,和他们在一起。你可以防止请求者提供优惠的付款条件,供应商,或联系供应商去接受你的条款和条件。早些时候付款的折扣可以内置抵消合同现金流的影响。
- 低水平的电子采购订单
POs可以发送到供应商在很多方面,从自由格式的电子邮件格式的电子POs。发票可以通过许多渠道包括收到纸质发票通过邮局。未能发送电子POs到目的地,可以自动处理它们可以创建瓶颈在采购过程中,增加手动干预的程度,被发行或复制POs风险发送给错误的人或部门。
再次,确定供应商不是利用此工具,使您能够同意电子POs的路由和更新供应商联系方式。让供应商接受这些POs和识别正确的电子邮件地址或共享邮箱可以加快购买和实现过程。新员工培训供应商可以从最初的创建发票电子订单创建一个更高效的美联社过程,允许供应商更快地得到发票入系统-支持快捷支付和增加细节的准确性。
- 低杠杆的采购系统的新功能
项目团队建立了你的实现并不住在上线后。我们常常发现,后续软件发布管理不超出测试和应用升级。不存在结构审查发布和评估的适用性或愿望新特性。这意味着解决方案是必要的在实现可能生活在现在可能更加优雅和有效的解决方案。这些场景代表失去了机会利用可用的好处,和延续低效或无效的行为。
所以借此机会回顾的变化纳入你的采购系统因为你上线。评估这些新特性和开发一个小型商业案例更新业务流程和文档。
免责声明:作者的观点是,不一定反映那些花很重要
讨论: