自动化的三方匹配消除了订单与发票的对账挑战

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发票对账是一项具有挑战性的工作，大多数应付账款(AP)组织承担，因为每月收到大量的发票。尽管是B2B交易中的关键功能，但手动将采购订单(PO)与发票进行匹配通常是乏味、费力的，而且很容易出错和延迟。这种双向匹配过程虽然效率低，但允许财务机构在付款前验证发票是否真实。

三方匹配涉及第三步，即将PO和各自的发票交叉引用到交付收据。送货收据的添加进一步帮助AP组织比较购买、发票和收到的数量，以及根除假发票。根据一份报告，未经授权的交易可能会使一家公司损失其年收入的5%注册欺诈审查员协会．虽然这一过程有助于减少欺诈发票未被发现的可能性，但传统三方匹配的主要组成部分依赖于人工完成订单收据，并迅速将其提交给美联社进行对账。

老练的公司越来越多地通过B2B连接商务解决方案利用数据转换来简化和加速三方匹配。当订单自动化、发票自动化和预先发货通知结合在一起时，企业可以访问干净的、同步的数据，从而消除订单到发票对账过程中的头痛问题。这些公司较少依赖手动流程，并希望有人会完成订单接收，而是利用阈值和自动系统检查来捕获异常，同时及时触发支付流程。

手动流程会给三方匹配带来挑战

为了完成三方匹配，PO、发票和货物收据将被交叉引用，以确认所有文档中订单数据的一致性。从历史上看，这些文件以pdf格式通过电子邮件发送或以其他非自动化方式提交，美联社团队必须逐行手动审查这些文件，然后才能将信息重新输入相应的系统，并最终批准向供应商付款。

这个过程不仅缓慢而费力，而且还留下了很高的误差幅度。如果员工没有正确输入信息或缺少一项数据，发票将被拒绝，AP必须开始查找不符点以解决付款问题。

例如，如果一个PO上有三个行项目，而对应的发票显示了四个行项目(来自PO的三个行项目加上运费的第四行项目)，由于两个文件之间的不一致，发票将被拒绝。其他可能破坏三方匹配过程的情况包括:错误输入了物品、数量或价格数据，或者没有提交货物收据。当发生这样的错误时，对账和支付处理都可能出现严重延迟。

现在考虑这个过程对成百上千个事务的影响。除了紧张的贸易关系外，这对美联社来说是一个非常头疼的问题，在最坏的情况下，还会出现供应商的信贷冻结或逾期付款罚款。

利用连接的商业使三方匹配自动化

互联商务解决了三方匹配的挑战。数据转换确保所有三个文档中的元数据(地址、账单到信息、定价、行项目等)干净并同步，以简化匹配过程。如果在买方设置的允许的例外情况之外发现了任何差异，连接商务解决方案将自动标记文档，并在它到达买方系统之前将其发送回供应商．通过尽早发现错误和差异，纠纷可以在几秒钟内解决，而不是像以前那样需要几周或几个月的例子,一份PDF文档被放在电子邮件收件箱里，美联社不得不搜索错误。

此外，将提前发货通知(asn)与订单自动化和发票自动化相结合的公司可以绕过对货物接收的需求。这是特别有益的，因为它可以在无法获得货物收据的情况下加快对账过程。在需要良好的收据的情况下，asn(包括完整的订单和跟踪详细信息)可以用于帮助加强订单已收到的事实，并允许重写批准。

更快、更容易的三方匹配消除了信用持有或罚款费用的可能性，并改善了与战略供应商的关系。在某些情况下，更强大的贸易伙伴关系可以带来更好的条款和价格。

期待一个自动化的未来

随着企业越来越多地关注数字化，对互联商务解决方案的投资将呈指数级增长，这些解决方案将简化B2B交易的关键方面并使其自动化，包括三方匹配。公司将优先考虑提高运营效率的解决方案，这样买家就可以减少发票处理时间，腾出资源专注于业务的其他关键方面。

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